I Etalons verksamhet förväntas samtliga medarbetare agera ansvarsfullt och etiskt. Denna
policy med tillhörande riktlinjer ger information och vägledning om hur medarbetare ska
agera när det gäller affärsetiska frågor.
Medarbetare får inte ge, utlova, erbjuda, begära eller ta emot ersättning eller förmåner som
strider mot tillämplig lagstiftning, god affärssed eller som kan påverka, eller uppfattas
påverka, objektiviteten i beslut. All hantering av gåvor, representation och andra förmåner
ska präglas av öppenhet, måttfullhet och ansvarstagande. En anställd kan ta emot en gåva
från en extern part, som en kund eller leverantör/partner och som är av engångskaraktär
och inte överskrider 450kr [rekommenderad beloppsgräns för muta]. En anställd får aldrig
ta emot pengar eller någon form av provision eller ”kick-back”, oavsett belopp.
Risk för korruption kan också finnas när andra personer eller företag agerar för Etalons
räkning. Medarbetare ska därför vidta särskilda kontroll- och försiktighetsåtgärder inför
och under samarbete med underleverantörer och partners.
Medarbetare får inte delta i några former av överenskommelser, kontakter eller åtgärder
med syfte eller resultat att hindra, begränsa eller snedvrida konkurrens. Medarbetare ska
sköta kontakter med konkurrenter med respekt och försiktighet samt på ett sätt som
säkerställer en god affärsetik och att konkurrensregler följs. Är man osäker på generella
eller specifika konkurrensregler är man skyldig att ta reda på vad som gäller genom att
prata med sin närmaste chef.
Medarbetare ska presentera Etalons produkter och tjänster på ett korrekt och rättvisande
sätt. All marknadsföring ska utformas på ett ansvarsfullt, relevant och sanningsenligt sätt
och ske i enlighet med tillämpliga regler, god marknadsföringssed och lagstiftning, inte
minst regler som avser person- och dataskydd (främst GDPR).
Medarbetare ska undvika sammanhang där egna, anhörigas eller vänners intressen kan
riskera att stå i konflikt med vad som är bäst för Etalon. Privata intressen och externa
verksamheter får inte påverka eller kunna uppfattas påverka en medarbetarnas omdöme
eller agerande när hen utför sitt arbete för Etalon.
När en risk för intressekonflikt finns, eller kan misstänkas, ska närmaste chef informeras
och ansvara för att lämpliga åtgärder vidtas. Är det en ledningsperson och/eller ägare det
handlar om skall bolagets styrelseordförande rådfrågas. Om intressekonflikt misstänks
föreligga får den berörde medarbetaren inte vara involverad i eller fatta beslut i ärendet för
Etalons räkning.
Information om Etalons verksamhet ska alltid hanteras med gott omdöme och försiktighet.
Information som är affärskritisk, värdefull eller känslig för Etalon ska betraktas som
konfidentiell. Vid utbyte med extern part, i synnerhet en leverantör eller partner, bör alltid
ett sekretessavtal ingås.
Etalons behandling av personuppgifter ska ske med beaktande av skyddet för den
personliga integriteten och i enlighet med tillämplig lag. Behandling får endast ske om det
finns ett uttryckligt angivet ändamål och laglig grund för behandlingen. All form av
personuppgifts-behandling ska följa relevant och nödvändig lagstiftning och regelverk, så
som GDPR.
Etalon ska följa gällande lagar och regler avseende skatt och åtgärder mot penningtvätt.
Medarbetare får inte acceptera, stödja eller underlätta skatteöverträdelser och
penningtvätt.
Omständigheter som ska ses som varningssignaler är om motparten föreslår att
betalningar ska ske kontant eller med användning av ovanlig valuta, om förslaget på
affärsuppgörelse framstår som omotiverad eller överdrivet komplex eller om önskemål
framförs om att involvera länder som saknar koppling till affären. I samtliga fall där
tveksamhet råder eller om motparten inte vill överlämna komplett information, ska alltid
bolagets styrelse konsulteras för beslut eller för att kunna vidta åtgärder.
Om någon form av tveksamhet uppstår i samband med en affär eller ett uppdrag som kan
misstänkas beröra eller hota Etalons affärsetik ska försiktighetsprincipen tillämpas och
bolagets ledning och/eller styrelse konsulteras. En medarbetare, oavsett position, som
agerar på egen hand vid en tveksamhet kan bli personligt ansvarig för försummelse.
Det är varje chefs, ansvar att säkerställa och kvalitetssäkra arbetet. Bolagets styrelse har
ett särskilt ansvar att bevaka att Etalons affärsetik håller en hög och jämn nivå och att det
efterlevs och utvecklas på ett bra sätt.